แนวทางการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรม

ดร.ปิยะวัฒน์  จารุธนรัตน์กุล 
Piyawat@thaihrm.com

ช่วงเวลานี้หลายองค์กรคงกำลังเตรียมข้อมูลเรื่องการฝึกอบรมที่ต้องใช้สำหรับปีหน้า  หลายคนยังงงๆ อยู่ว่าจะอบรมอะไรกันดี   ปีที่แล้วก็ลงทุนไปหลายแสนแต่ก็ไม่เห็นมีความเปลี่ยนแปลงอะไรเกิดขึ้นกับองค์กร  ครั้นจะยุบเลิกแผนกฝึกอบรมก็ไม่ได้  แล้วจะทำอย่างไรกันดี

โจทย์ดังกล่าวเราควรมาเริ่มกันที่การวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมครับ  เพราะขั้นตอนนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการค้นหาสิ่งที่จำเป็นที่ต้องทำก่อนที่จะลงมือทำ  เพราะถ้าเราลงมือทำอะไรไปโดยที่เราไม่รู้ว่าเราจำเป็นต้องทำอะไร   หรืออาจลองทำตามคนอื่นเขาไปเรื่อย  ความสูญเปล่าย่อมเกิดขึ้นแน่นอนครับ  ( รวมถึงการไม่สามารถตอบคำถามผู้บริหารได้ว่าเราทำอะไรลงไป  ก่อให้เกิดประโยชน์กับองค์กรอย่างไร  แล้วจะของบประมาณใหม่เพื่ออะไร )

ก่อนอื่นต้องขอเน้นกันอีกครั้งนะครับสำหรับความแตกต่างระหว่าง “ความจำเป็น” กับ “ ความต้องการ ” ในการฝึกอบรม  เอาง่ายๆ ว่าอะไรที่จำเป็นแปลว่าขาดไม่ได้  แต่อะไรที่ต้องการแปลว่าขาดได้แต่ “อยากได้”  ซึ่งแนวคิดดังกล่าวจะทำให้เราไม่เกิดการสูญเปล่าในการลงทุนฝึกอบรมครับ

สำหรับแนวทางในการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมนั้น  โดยทั่วไปเรามักจะมองกันใน 3 ระดับดังนี้

1.    ความจำเป็นระดับองค์กร  เราจะต้องทราบว่าองค์กรของเรามีแผนการดำเนินธุรกิจในปีหน้าหรระยะยาวกว่านี้อย่างไรบ้าง  ผู้บริหารมีกลยุทธ์อย่างไร  ซึ่งความจำเป็นระดับนี้แปลว่าเป็นความจำเป็นของทุกคนในองค์กร  ตัวอย่างเช่นปีหน้าองค์กรจะขอการรับรอง ISO14001  ดังนั้นความรู้เรื่อง ISO14001 จึงเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรม  หรือผู้บริหารมีกลยุทธ์ว่าองค์กรของเราจะเป็นองค์กรที่เน้นการบริการ  เพราะฉะนั้นพฤติกรรมในการบริการจึงเป็นความจำเป็นในการฝึกอบรมของทุกคนในองค์กรเป็นต้น

2.    ความจำเป็นระดับตำแหน่งงาน  เป็นการศึกษาจากเอกสารใบพรรณนาลักษณะงาน ( JD ) หรือการสังเกตจากการทำงานจริง  ซึ่งถ้าเราทราบว่าตำแหน่งนั้นๆ ต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง  ความรู้ในการทำสิ่งนั้นก็จะเป็นความจำเป็นของการฝึกอบรมในระดับตำแหน่งงาน  ตัวอย่างเช่น  ตำแหน่งพนักงานต้อนรับ  มีหน้าที่ต้อนรับลูกค้าไทยและต่างชาติ   ดังนั้นความจำเป็นในการฝึกอบรมคือเรื่องภาษาอังกฤษเบื้องต้นและทักษะการรับโทรศัพท์  เป็นต้น  ทั้งนี้ในการวิเคราะห์ดังกล่าว  เราควรทำให้ครบทุกตำแหน่งงานในองค์กร

3.    ความจำเป็นระดับบุคคล  เป็นการเปรียบเทียบความรู้ของบุคคลที่ทำงานในตำแหน่งนั้นๆ  กับความจำเป็นในระดับองค์กรและตำแหน่งงาน  เพื่อจะได้ทราบว่าบุคคลที่เข้ามาเป็นสมาชิกขององค์กรและทำงานในตำแหน่งนั้นๆ  ยังไม่รู้เรื่องอะไรที่ถือว่าจำเป็น  เช่น องค์กรของเรามีพนักงานต้อนรับสองคน  พนักงานต้อนรับคนที่หนึ่ง   เราอาจพบว่าเก่งภาษาอังกฤษแต่ไม่มีทักษะในการรับโทรศัพท์  แต่พนักงานต้อนรับอีกคนรับโทรศัพท์ได้อย่างมืออาชีพแต่ภาษาอังกฤษไม่ดี   ซึ่งจากผลการวิเคราะห์ดังกล่าวจะทำให้เราทราบว่าพนักงานต้อนรับของเราแต่ละคนมีความจำเป็นในการฝึกอบรมเรื่องอะไร   เป็นต้น

                       ทั้งนี้ในปัจจุบัน  ได้มีแนวคิดสมัยใหม่ในเรื่อง Competency  Base เข้ามาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลนั่นคือแนวคิดดังกล่าวไม่ได้มองเฉพาะที่ตัวงานเป็นหลัก  แต่มองกว้างขึ้นในเรื่อง   ความรู้  พฤติกรรม  และทักษะ  ที่บุคคลต้องมีเพื่อการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ   ซึ่งก็อาจเป็นเรื่องที่องค์กรที่สนใจจะต้องทำการศึกษาและพัฒนาระบบ Competency  กันต่อไป  แต่สำหรับองค์กรที่ยังไม่พร้อม  แนวทางข้างต้นก็ยังพอใช้ได้ครับ 

บทความอื่นๆ ในหมวดเดียวกัน

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

บริหารคน บริหารอะไร ?

บริหารคน บริหารอะไร ?

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

งาน Payroll คืออะไร

งาน Payroll คืออะไร

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา